4 نکته مهم در خرید نرم افزار گشت و نگهبانی

با توجه به وجود نرم افزارهای متعدد در کشور، در این مقاله قصد داریم به نکات مهمی درخصوص خرید نرم افزار گشت و نگهبانی بپردازیم. هدف از نگارش این مقاله افزایش آگاهی برای انتخاب مناسب‌ترین سیستم مطابق با نیاز هر سازمان می‌باشد. بنابراین قبل از اقدام برای خرید نرم افزار گشت و نگهبانی این مقاله را تا انتها مطالعه نمایید.

افزایش اطلاعات درباره نرم افزارهای موجود

تحقیق و کسب اطلاعات دقیق از نحوه کار و ویژگی‌های نرم افزار قدم اول در پروسه خرید نرم افزار گشت و نگهبانی محسوب می‌‍شود. مسلما در مرحله اول تحقیق میدانی برای خرید نرم افزار امکان پذیر نیست، به همین دلیل بهتر است در این مرحله، تحقیقات خود را در بستر اینترنت انجام دهید. برای اینکار بهتر است عبارات مختلفی را در سرچ باکس گوگل جستجو کنید، عباراتی مانند: “سیستم نظارت و کنترل گشت زنی و نگهبانی” “سامانه گشت هوشمند” “سیستم نرم افزار گشت زنی” “خرید نرم افزار گشت و نگهبانی” “نرم افزار گشت و نگهبانی” علاوه بر این موارد می‌توانید عباراتی که مرتبط با موضوع هستند را نیز جستجو کنید.

لزوم کنترل و مدیریت فرآیند گشت زنی را به تشریح در مقاله “چرا به سیستم گشت و نگهبانی نیاز داریم” عنوان نموده‌ایم.

چطور سایت ها را اعتبار سنجی کنیم؟

مطمئنا در این مرحله برای شما دشوار خواهد بود که تک تک سایت‌های ارائه دهنده نرم افزار را بررسی نمایید، ‌توصیه می‌شود که حداقل سه سایت اول هر عنوان را به دقت بررسی کنید. دراین صورت می‌توان گفت که شما بیشتر نرم افزارهای معتبر موجود در کشور را می‌شناسید. در قدم بعدی با استفاده از درایت و ریزبینی خود از بین نرم افزارهای موجود یک یا دو نمونه را بطور دقیق با درنظر گرفتن تمامی جنبه‌ها بررسی کنید و اگر نیازهای سازمان شما را برآورد می‌کند، با شرکت ارائه دهنده ارتباط بگیرید.

از شرکت ارائه دهنده نرم افزار مشاوره و بررسی بیشتر نرم افزار را درخواست کنید. اصولا شرکت‌های نرم افزاری برای اطمینان خاطر مشتریان خود دموی نرم افزار را در اختیار مشتریان قرار می‌دهند و این موضوع برای شرکت‌های نرم افزاری امری عادی است.
با بررسی کامل یک یا چند نرم افزار، شما اطلاعات کافی از بخش نرم افزاری و ویژگی هایی که یک نرم افزار کارا باید داشته باشد را به دست می‌آورید.

ارتباط با سازمان‌هایی که تجربه خرید داشته اند. (تحقیقات میدانی)

شما به عنوان خریدار نرم افزار نباید به اطلاعات موجود درسایت شرکت و اطلاعاتی که مشاوران شرکت در اختیار شما قرار می‌دهند، اکتفا کنید. دست به کار شوید یا از مشاوران شرکت بخواهید که لیست مشتریان نرم افزار را در اختیارتان قرار دهد و یا اگر در سایت بخش مشتریان داشته باشد از طریق هیمن بخش با مشتریان نام آشنا و معتبر ارتباط بگیرید.

البته بهتر است که خود شرکت شما را به مشتریانش معرفی نماید، در این صورت زودتر به نتیجه دلخواه خود می‌رسید.
فرقی نمی‌کند شما برای خرید نرم افزار اقدام کرده‌اید یا یک تلویزیون! بهترین مرجع برای بررسی کالا و خدمات در همه زمینه‌ها افرادی هستند که قبلا از این خدمات و کالا استفاده کرده‌اند. به خوبی نقاط ضعف و قوت نرم افزار را می‌دانند و به شما منتقل خواهند کرد.

در این مرحله ویژگی‌های نرم افزار را با نیاز خود تطبیق دهید و درصورتی که با نیاز سازمان شما همخوانی دارد ادامه فرآیند خرید را طی کنید. در غیر این صورت به سراغ موارد بعدی که در مرحله قبل بررسی کردید بروید.

گزارش گیری از عملکرد نگهبانان

یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران بخش حراست، نبود گزارشات قابل استناد در مدیریت سنتی است. نرم افزار مورد نظر بایستی از عملکرد نگهبانان، محوطه و ایستگاه‌ها گزارشات دقیقی ارائه کند. این گزارشات باید به نحوی طراحی شده باشند که مدیر حراست با یک دید کلی از عملکرد کلی بخش حراست مطلع شود. چند نمونه گزارش عملکردی بخش حراست را ببینید.

 برای پیاده سازی نرم افزار چه ابزارهایی نیاز داریم؟

قبل از این تشریح این بخش بهتر است بدانید، زمانی که شما اقدام به خرید نرم افزار می‌کنید به این نکته دقت نمایید که تمامی فرآیند گشت زنی و مدیریت نگهبانان باید با نرم افزار کنترل شود. نرم افزارها باید برای مدیریت این فرآیند نیاز به هیچ سخت افزاری نداشته باشند.

برای پیاده سازی نرم افزار در محوطه سازمان شما چه ابزارهایی نیاز دارند؟

با توجه به اینکه هدف شما از این تحقیقات خرید نرم افزار گشت و نگهبانی است باید درپی نرم افزاری باشید که برای پیاده سازی نیاز به هیچ سخت افزار انحصاری نداشته باشد. قابلیت انعطاف پذیری بالایی داشته و شرکت ارائه دهنده قادر باشد نرم افزار را باتوجه به نیاز شما تغییر دهد.

پیاده سازی نرم افزار گشت و نگهبانی

در اصل نرم افزار گشت و نگهبانی برای مدیریت نیروهای گشت زنی و کنترل نگهبانان طراحی شده اند. این نرم افزار بایستی قابلیت را داشته باشد که، کلیه مراحل را با نرم افزار مدیریت کرده و از عملکرد نگهبانان گزارشات دقیق در بازه های زمانی مختلف ارائه کند.
طبق تحقیقات انجام شده نرم افزارهای گشت و نگهبانی معتبر موجود در کشور تحت وب هستند. نرم افزار گشت و نگهبانی یکبار نصب سرور سازمان شما می‌شود.

یعنی نیاز به نصب بر کامپیوترهای مختلف ندارند، برای استفاده از آنها کافی‌ست که هر کاربر مدیریتی با نام کاربری و رمز مختص خود از طریق شبکه داخلی یا اینترنت وارد حساب کاربری شود. فرآیند نگهبانی از لحظه ورود نگهبانان به سازمان تا زمان خروج آنها با استفاده از نرم افزار تحت وب گشت و نگهبانی برنامه ریزی و مدیریت خواهد شد.

این نرم افزارها گوشی هوشمند نگهبان را جایگزین سخت افزارهای انحصاری و گران قیمت کرده‌اند. اپلیکیشن مربوط به نرم افزار گشت و نگهبانی در گوشی نگهبانان نصب خواهد شد و با استفاده از قابلیت نرم افزاری به روز و مکانیزه نگهبانان و عملکرد روزانه ماهانه و سالانه آن‌ها مدیریت می‌شود.

پشتیبانی نرم افزار گشت و نگهبانی

نرم افزارها با توجه به پیشرفت تکنولوژی و دانش برنامه نویسی بطور مداوم درحال تغییر و توسعه می‌باشند. بنابراین اگر تیم فنی نرم افزار دانش بالایی در این حوزه داشته باشد، حتما بطور مستمر نسخ به‌روز از نرم افزار را ارائه می‌کنند.
منظور ما از پشتیبانی دقیقا همین موضوع است، شرکت ارائه دهنده و تیم فنی نرم افزار امکان به‌روز نگاه داشتن نرم افزار را داشته باشند. همچنین برای رفع خطای کاربری و نرم افزاری در اسرع وقت اقدام نمایند.
در این صورت می‌توان گفت نرم افزار از پشتیبانی خوبی برخوردار است.

بیشتر بخوانید:

نکات مهم در جهت بهبود گشت امنیتی سازمان 

نرم افزار گشت و نگهبانی پاسبان چه ویژگی هایی دارد؟

چند نوع سیستم برای مدیریت نگهبانان وجود دارد؟

مدیر حراست چه وظایفی دارد؟