قیمت نرم افزار گشت و نگهبانی معمولاً به دامنه استقرار و خدمات مورد نیاز بستگی دارد؛ بنابراین اعلام یک عدد ثابت بدون شناخت ساختار سازمان می‌تواند گمراه‌کننده باشد. برای مقایسه درست، از همه ارائه‌دهندگان بخواهید هزینه‌ها را با فرض‌های یکسان و به‌صورت تفکیک‌شده اعلام کنند.

عوامل زیر می‌توانند در قیمت نهایی اثر داشته باشند:

• تعداد کاربران و نیروهای نگهبانی؛
• تعداد سایت‌ها، ساختمان‌ها و نقاط گشت؛
• ماژول‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز؛
• نوع استقرار و الزامات فنی سازمان؛
• تجهیزات یا تگ‌های مورد استفاده؛
• آموزش، راه‌اندازی و انتقال اطلاعات؛
• سفارشی‌سازی یا اتصال به سامانه‌های دیگر؛
• سطح پشتیبانی، نگهداری و به‌روزرسانی؛
• توسعه ظرفیت یا قابلیت‌ها در آینده.

برای بررسی قیمت، «هزینه کل مالکیت» را در یک دوره مشخص محاسبه کنید. این محاسبه بهتر است مبلغ خرید یا اشتراک، استقرار، تجهیزات، آموزش، پشتیبانی، نگهداری و توسعه احتمالی را دربر بگیرد. همچنین دقیقاً مشخص کنید کدام خدمات در پیشنهاد مالی لحاظ شده‌اند و کدام موارد جداگانه محاسبه می‌شوند.