نحوه نوشتن گزارش نگهبانی

ویژگی های یک گزارش ایده آل:

• • ساختار مشخص و منسجمی داشته باشد.
  • گزارش بایستی با توجه به مخاطبان و دریافت کنندگان تنظیم شود.
  • به درست ترین شکل و با ساده ترین روش نگارش شود.
  • داده ها و تجزیه تحلیل ها و ارزیابی ها از موضوع گزارش بصورت کامل و شفاف بیان شود
  • از لحاظ شکل و محتوا به نحوی نگارش شود که، درصورت عدم حضور گزارش نویس کاملا واضح و قابل درک باشد.

نکات مهم در گزارش نویسی

• مخاطب گزارش چه کسانی هستند؟

قبل از شروع به گزارش نویسی مشخص کنید که گزارش را چه کسانی می‌خوانند و این گزارش قرار است چه نیازهایی را مرتفع نماید؟

• ویژگی عنوان گزارش

عنوان باید به نحوی نگارش شود که مخاطب با یک نگاه از موضوع و کلیت گزارش آگاه شود. کاملا مطابق با متن گزارش باشد. گزارش نویس باید توجه داشته باشد که، ممکن است مخاطب هیچ آگاهی از هدف او ندارد. به همین دلیل بایستی مسئله اصلی را به نحوی در ابتدای گزارش بیاورد که حداکثر در پاراگراف اول که این گزارش در باره کدام موضوع و به چه دلیلی ارائه شده است. نمونه گزارش نویسی نگهبانی را می‌توانید به راحتی در بستر اینترنت پیدا کنید اما یادگیری اصول و قواعد نگارش گزارش نگهبانی باعث می‌شود یکبار برای همیشه از پیچیدگی مراحل نگارش آن خلاص شده و به سان بک مدیر بالادستی گزارشات خود را ارائه نمایید.

مراحل تهیه گزارش

گزارش نویس بایستی اطلاعات کاملی از موضوع گزارش داشته باشد. و بداند برای برطرف کردن چه نیازی گزارش را می‌نویسید و از همه مهمتر برای بهتر شدن گزارش به چه منابع اطلاعاتی نیاز دارد!

مرحله تنظیم و سازماندهی

گزارش نویش باید موارد اصلی را که اهمیت بالایی دارند را بشناسد و گزارش را به نحوی ثبت کند که مخاطب نسبت به بخش مهم و اولویت دار آگاه شود.
تناسب بین موضوع و هدف گزارش و موارد ذکر شده باید رعایت شود. گزارش نویس باید بداند چه مواردی به گرزارش اضافه کند و چه مواردی را از گزارش حذف نماید. با پاسخ به سوالات زیر کار گزارش نویس تسهیل می‌گردد:

• خواننده گزارش چه کسی است؟
• آیا خواننده و کسی که گزارش را خواسته است یکی هستند؟ (امکان دارد کسی که گزارش را خواسته با خواننده گزارش یکی نباشد.)
• گزارش برای چه استفاده ای خواسته شده است؟
• انتظارات مخاطب از گزارش چیست؟

گزارشی که بتواند به سوالات چه چیز؟ چگونه؟ برای چه کسی؟ چه موقع؟ کجا؟ پاسخ دهد گزارش خوب به شمار می‌آید.

ساختار و بدنه گزارش

بطور کلی ساختار و بدنه یک گزارش از سه قسمت تشکیل می‌شود: مقدمه بدنه اصلی و نتیجه یا پایان گزارش.

• مقدمه گزارش چه ویژگی هایی دارد:

1. مقدمه باید کاملا در ارتباط با موضوع گزارش باشد و در زمان کوتاه برای مخاطب قابل درک باشد.
2. برای مخاطب ایجاد علاقه نماید.
3. مقدمه باید به مخاطب بفهماند از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد.

• متن یا بدنه اصلی گزارش

جایی برای ارائه داده ها آمار و گزارشات است که باید هریک کامل تفسیر شود.

• پایان گزارش

نتیجه گزارش و پیشنهاد برای بهتر شدن روند در پایان گزارش ارائه می‌شود.

گزارش نویسی انواع مختلفی دارد، با توجه به نیاز بخش حراست و نگهبانی گزارش نویسی روزمره برا برای شما در این بخش تشریح نموده ایم.

گزارش فعالیت (هفتگی و روزانه)

گزارش فعالیت از رایج ترین انواع گزارش است و غالبا بصورت هفتگی یا روزانه تنظیم می‌شود.
این گزارش را بیشتر افراد برای افزایش نظم شخصیتنظیم می‌کنند، اما در برخی از سازمان ها نیز کارکنان مکلف به ارائه گزارش فعالیت روزانه یا هفتگی می‌باشند.
با توجه به نوع کار میزان اثربخشی گزارش فعالیت متفاوت است. در برخی از سمت‌ها دادن گزارش فعالیت جزء اتلاف وقت کارایی دیگری ندارد، اما در سمت‌هایی، چنانچه گزارش ارئه نشود میزان اثر بخشی و کارایی فردی و جمعی کاهش می‌یابد.

معرفی آسان ترین روز گزارش نویسی نگهبانی

اگر از نگهبانان سوال شود که بدترین بخش کار شما کدام بخش است؟ بدون شک، گزارش نویسی روزانه و تکیل فرم های شیفت بندی را انتخاب خواهند کرد. از نظر یک نگهبان تکمیل گزارش روزانه علاوه بر اینکه کاری بی‌ثمر است، زمان زیادی نیز از آنها می‌گیرد. دقیقا به همین دلیل نگهبانان همواره از گزارش نویسی و تکمیل فرم های شیف بندی شانه خالی می‌کنند و این کار را بیهوده خطاب می‌نمایند.

طرف دیگر این مسئله مدیران حراست و همچنین مدیران بالادستی سازمان‌ها و نهادها هستند که می‌خواهند از انجام گشت زنی نگهبانان و امنیت محوطه خود اطمینان داشته باشند. گاها در برخی از سازمان‌ها مکان ها یا تجهیزات حساسی وجود دارند که بایستی مداوم بازرسی شده و المان‌هایی که نشان دهند کارایی مناسب آنهاست نیز ثبت شوند. (دمای مخازن، شماره کنتورها و…) دقیقا همین جاست که مدیران باید گزارشات روزانه از روند گشت زنی نگهبانان را به طور روزانه و یا حتی لحظه ای در دست داشته باشند.

یک راه حل !!

همان طور که قبلا هم گفتم نمونه گزارش نویسی نگهبانی در بستر اینترنت یافت می‌شود اما با توجه به گستردگی و پیچیدگی فعالیت های روزانه نگهبانان ما برای شما پیشنهاد دیگری داریم، با توجه به اهمیت و لزوم گشت زنی به موقع، همچنین ارائه گزارشات جامع مدیریتی ما به شما پشنهاد می‌کنیم از سیستم های کنترل نیروهای گشت و نگهبانی استفاده کنید. جدیدترین سیستم های موجود، سیستم های نرم افزاری کنترل گشت زنی هستند. که با کمک نرم افزار و اپلیکیشن نیاز به گزارش نویسی، تکمیل فرم‌های شیف‌بندی و ارائه گزارشات را بر طرف نموده‌اند. جهت آشنایی بیشتر با انواع گزارش و روش کار سیستم گشت هوشمند بهتر است مقالات دیگر سایت را نیز مطالعه نمایید.