چرا به سامانه کنترل گشت و نگهبانی نیاز داریم ؟
گشت و نگهبانی یکی از بخش‌های مهم مدیریت حراست در نهادهای حساس و بزرگ است. اما در عصر حاضر که سازمان‌ها، بخش‌های تولیدی، اماکن نظامی و کلیه فعالیت‌های حساس دائم در حال بزرگ شدن و تاسیس مراکز مختلف در پهنه جغرافیایی وسیع هستند، شیوه‌های سنتی نمی‌توانند تکافوی نیازهای مدیران را بدهند. نهادهای بزرگ در قرن بیست و یکم باید با استفاده از فناوری‌های نرم‌افزاری شیوه‌های نظارتی و مدیریتی خود را تا حد قابل توجهی چابک‌تر از قبل به انجام برساند. دقیقا در همین نقطه است که نرم افزار گشت و نگهبانی به کار می‌آید.
نرم افزار پاسبان یک نمونه از سیستم‌های مدیریت نیروهای گشت و نگهبانی است که با استفاده از امکانات موجود تمامی مراحل گشت زنی را کنترل و مدیریت می‌نماید.
مدیریت گشت زنی حراست به کمک نرم افزار
تصورش را بکنید که یک کارخانه بزرگ با سوله‌های مختلف در هر بخش دارید که سایت‌های آن در سراسر کشور، منطقه یا حتی جهان گسترده شده‌اند. در چنین شرایطی چگونه می‌توان هم‌زمان همه سایت‌ها، خطوط تولید و بخش‌ها را زیر نظر داشت و از حسن اجرای امور و فرایندهای از پیش تعریف شده اطمینان حاصل کرد؟
خواهش می‌کنیم در پاسخ به این سوال نگویید که می‌توانید این امر خطیر را با استفاده از تعداد زیادی از نیروهای گشت و نگهبانی انجام بدهید. زیرا ایجاد هماهنگی و گزارش گیری از این همه نیروی پراکنده با استفاده از سیستم‌های قدیمی و حتی نرم‌افزارهای نیمه مدرن غیر یکپارچه تقریبا نشدنی است. حالا در چنین سیستمی آمدیم و یک اتفاق غیر مترقبه روی داد که باید در همان لحظه به سمع و نظر مدیران و ذینفعان می‌رسید، در این شرایط چه باید کرد؟ آیا می‌توان حتی روی پیام‌رسان‌ها و انواع شیوه‌های معمول و مرسوم اینترنتی حساب باز کرد؟ مطمئن باشید نه! نمی‌شود. به‌عنوان مثال پیام‌رسانی مانند واتساپ در مقایسه با سیستم‌های گشت زنی حراست که همه نیازها از جمله چک‌لیست‌ها، هشداردهی در لحظه، ارسال فیلم، عکس و صدا از مشکل در بخش مورد نظر و بسیاری از موارد دیگر را یک‌جا ارئه می‌دهند، مانند چاپارها عمل می‌کند! حال کارخانه‌ای که مثال زدیم یک محیط بزرگ بود، در برخی موارد نهادهای کوچک‌تر و حتی بسیار کوچک‌تر نیز نیاز به استفاده از سیستم و دستگاه گشت و نگهبانی ویژه دارند. از جمله محیط‌هایی با نیروی تک‌نفره که پیشبرد فرآیندهای مدیریتی در آنها به کارایی و بهره‌وری یک نفر به‌طور خاص وابسته است.
در لحظه نیروهای خود را رصد کنید
البته باور کنید منظورمان نصب سیستم‌های جاسوسی در مجموعه به‌جای نیروهای معمول گشت و نگهبانی که موسوم به حراست هستند، نیست. بلکه هدف این است که در لحظه بتوانیم فعالیت کارکنان را رصد کنیم تا مطمئن شویم با روندهایی که تعریف کرده‌ایم مطابقت دارند. اصلا یک زمان ممکن است یکی از نیروها سخت مشغول کار باشد اما آن را در همان جهتی که ما انتظار داریم انجام ندهد. در این حالت با استفاده از نظارت آنلاین و یکپارچه که می‌تواند توسط مدیران حراست، اجرایی و میانی یا ارشد و حتی کارمندان ناظر در قسمت‌هایی چون گشت و نگهبانی انجام شود قادر خواهیم بود جلوی انحراف روند اجرای امور را بگیریم و آن را به ریل بازگردانیم. به هر حال از قدیم گفته‌اند «جلوی ضرر را از هر کجا بگیرید منفعت است»، البته باید به ضرب‌المثل مذکور این نکته را نیز اضافه کنیم که ضروری است پیش از هر چیز به‌موقع متوجه ضرر بشویم.
نرم افزار نگهبانی و حراست
صدالبته در جهان امروز ما و با توجه به مثال‌هایی که عنوان شد، تردیدی وجود ندارد که سیستم‌های دستی حتی با وجود استفاده گسترده از اینترنت و دستگاه‌های دیجیتال باز هم به علت عدم یکپارچگی و نیاز به فعالیت‌ها و تماس‌های اضافه جهت اطلاع‌رسانی به افراد مسئول کارایی و اثربخشی کمتری نسبت به انواع ابری با قابلیت تهیه نسخه‌های پشتیبان مختلف دارند.
نرم افزار گشت و نگهبانی پاسبان نظارت آنلاین و لحظه بر عملکرد نیروهای حراست را فراهم نموده است.
چه صنایعی نیازمند نرم افزار جامع نگهبانی هستند؟
یک نرم افزار جامع حراست که کار کردن با آن ساده باشد برای پایش کارکنان و نیروهای حراستی در هر نهادی کارایی دارد. بنابراین نمی‌توان گفت گشت زنی حراست نرم‌افزاری فقط برای یک دسته از مشاغل خاص به کار می‌آید. اما خب بدون شک این سیستم‌ها در برخی فعالیت‌ها کاربرد بیشتری دارند.
از جمله این صنایع و نهادها باید به شرکت‌های امنیتی، موسسات آموزشی، آژانس‌های املاک، سرویس‌های حمل‌ونقل عمومی، موسسات مالی، انبارها، کارگاه‌های تولیدی و بخش‌های فعال در زمینه خدمات نظافتی و نگهداری اشاره کرد.
سیزده دلیل برای اینکه سیستم گشت و نگهبانی تهیه کنیم
سیزده دلیل در ادامه می‌آوریم تا حجت را برایتان به اتمام برسانیم و کاملا قانع‌تان کنیم به سیستم‌های نرم‌افزاری گشت و نگهبانی در هر سازمان، نهاد و تجارتی نیاز است. پس قویا توصیه می‌کنیم ادامه ماجرا را تحت هیچ شرایطی از دست ندهید.
آسان‌سازی فرآیند گشت و نگهبانی
با استفاده از سیستم گشت و نگهبانی کارتان بسیار ساده می‌شود. دیگر به‌عنوان مثال یک مدیر حراست برای هدایت نیروهایش در طول روز نیاز ندارد دائم دستورات خود را در قالب فرم های کاغذی برای آنها ارسال کند. یا مثلا اگر تاکید بر نظارت مستقیم و فوری بر نقطه‌ای خاص باشد نیاز به تماس‌های مکرر از میان می‌رود. استفاده از گشت و نگهبانی در قالب موصوف مزایای زیادی برای خود کارکنان و نیروهای حراست نیز دارد و حجم قابل توجهی از کاغذبازی هایشان می‌کاهد.
همچنین نیاز آنها را در شرایطی که باید مستندات تهیه کنند در لحظه مرتفع می‌کند. به این صورت که دیگر نیاز نیست فیلم و عکس‌هایی که گرفته‌اند را روی فلش بریزند و به بخش مورد نظر تحویل بدهند. یا اینکه دلیلی ندارد مستندات را در واتساپ، ایمیل، تلگرام و… برای فرد مسئول ارسال کنند و بعد مرتبا پیگیر شوند که آیا او پیام مدنظر را مشاهده کرده یا خیر. در چنین سیستمی همه‌چیز یک‌کاسه در محیطی نرم‌افزاری که روی یک گوشی تلفن همراه هوشمند نیز قابل نصب است مشاهده می‌شود.
ارائه اعداد و ارقام ارزشمند
در دنیایی که اعداد، آمار و داده‌ها حرف نخست را می‌زنند برای پیشرفت نیز باید با استفاده از زبان اعداد سخن گفت. پس قابلیت حساب‌پذیری به‌موقع و فوری برای هر فعالیت شغلی در هر رده‌ای حائز اهمیت زیادی است. اصلا بدون این اطلاعات ضروری تصمیم‌گیری برای یک مدیر نشدنی خواهد بود. حال تصورش را بکنید دسترسی به اطلاعاتی مانند زمان دقیق کنترل گشت نگهبانی نیروها در یک بخش خاص، مشکلات پیش روی نیروهای حراست، نحوه فعالیت کارکنان بخش گشت و نگهبانی در یک بازه زمانی مشخص مانند 6 ماه گذشته و مواردی از این دست به سادگی با چند لمس یا کلیک ساده برایتان امکان‌پذیر شود.
افزون بر اینها بد نیست بدانید با استفاده از یک سیستم گشت و نگهبانی به‌روز می‌توانید تمام اطلاعات را در قالب‌های ساده‌تر ببینید و با هم مقایسه کنید. موردی که به همه کارکنان و تصمیم‌گیران به شکل ویژه کمک خواهد کرد. پس معطل چه هستید؟ زودتر قلم و کاغذ و گزارش‌های بی سر و ته را کنار بگذارید و از یک سیستم مدرن بهره بگیرید. ساده‌تر، ارزش گذاری شده و چابک گزارشات نرم افزار گشت و نگهبانی را بررسی کنید.
اتوماسیون
همان‌گونه که پیش‌تر نیز بیان کردیم، استفاده از یک سیستم گشت و نگهبانی تحت وب می‌تواند برای کارکنان گشت‌زنی در محیطی مثل یک کارخانه یا کارگاه نیز بسیار کارا باشد. با استفاده از این سیستم نیروهای مذکور دیگر نیازمند حمل دفترچه یادداشت و قلم، چراغ قوه و انواع ابزار فیزیکی نیستند؛ چراکه همه این لوازم را در یک گوشی هوشمند، همراه خود دارند.
همچنین در مواقع اضطرار به‌سادگی می‌توانند هشدارهای لازم را برای همه سیستم یا افراد مسئول ارسال و در زمان صرفه‌جویی کنند. تهیه مستندات در قالب ویدئو و تصویر نیز به کمک همان گوشی موبایل بسیار ساده است. همچنین این مستندات را می‌توان به آسانی ضمیمه گزارش و در لحظه ارسال کرد. دیگر چه چیزی از این بهتر می‌تواند به یاری کارکنان بیاید؟
تهیه بانک اطلاعاتی از گزارش‌ها
اگر یک سیستم جامع برای ثبت گزارش‌های روزانه و مختلف نیروهای بخش گشت و نگهبانی داشته باشید، خیلی راحت‌تر از آن‌چه فکرش را بکنید می‌توانید در هر زمان با جست‌وجو در سامانه به اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی و تاریخچه گشت‌زنی‌ها و نظارت‌های کمی و کیفی دسترسی بیابید.
اعتماد بالا به اطلاعات
قصد نداریم به سبک مدیران سنتی همه کارکنان را انسان‌هایی از «زیر کار در رو» خطاب کنیم که دائم به دنبال شانه خالی کردن از زیر بار مسئولیت‌هایشان هستند. اما در مقابل هم می‌توان پرسید از کجا اطمینان دارید که نیروهای گشت و نگهبانی فعال در مجموعه شما فعالیت‌های خود را به شکل صحیح انجام می‌دهند؟ اما وقتی از یک سیستم مدرن یکپارچه که در آن فرآیندهای ساده برای درج انواع گزارش‌ها و هشدارها وجود دارد استفاده کنید، اطلاعات به‌دست آمده از گشت‌زنی‌ها بدون شک برایتان قابل اعتمادتر خواهند بود.
تحلیل داده‌ها
وقتی نهادی با ساختمان‌ها و سایت‌های تولیدی متعدد داشته باشید، چگونه با استفاده از سیستم‌های سنتی و نیمه‌یکپارچه می‌توانید اطلاعات به‌دست آمده را تحلیل کنید؟ اما وقتی از سیستم نرم‌افزاری گشت و نگهبانی کمک بگیرید بسیار ساده قادر خواهید بود از سیستم خروجی دلخواه را به‌صورت جمع‌بندی شده، نموداری و در قالب انواع اشکال تحلیل شده تحویل بگیرید. دیگر می‌ماند چند بررسی چشمی ساده که خودتان استادش هستید و نیاز به شرح خاصی ندارد.
تنظیم زمان‌بندی منظم گشت و نگهبانی
این مورد از آیتم‌هایی است که هر مدیر آرزویش را دارد. اما زمان‌بندی منظم اگر به شکل سیستمی انجام نشود و هر مسئولیت در هر تایم مسئول و پاسخگوی مختص به خود را نداشته باشد، اوضاع قمر در عقرب خواهد شد. به کمک یک سامانه دقیق خیلی ساده می‌توان دریافت آیا نیروها وظایف‌شان را به‌درستی و سر وقت انجام می‌دهند یا خیر؟ همچنین پاسخ برخی سئوالات مانند روش‌های مرسوم حل مساله توسط نیروهای نظارتی و گشت‌زنی نیز برایتان آشکار می‌شود.
رهگیری
بدون تردید مقصودمان از رهگیری فقط این نیست که کارکنان را تحت نظر داشته باشید. بلکه در بسیاری از موارد رهگیری به منظور اطلاع یافتن از امنیت و سلامت نیروهای گشت و نگهبانی انجام می‌شود.
پیگیری در لحظه
یکی از جذاب‌ترین قابلیت‌های سیستم‌های گشت و نگهبانی را باید همین امکان پیگیری در لحظه دانست. زیرا به‌این‌ترتیب شما می‌توانید در هر آن از انواع گزارش‌ها مطلع شوید و نیروهایتان نیز برای ارسال یک گزارش ساده نیازمند توسل به فکس، ایمیل، پیام‌رسان‌ها و تلفن نیستند. البته چنین سیستمی نیازمند یک مدل تحت وب و ابری جامع و مانع است نه نمونه‌های پردردسر دستی. حتی در برخی موارد که کارها توسط یک نفر انجام می‌شوند نیز با استفاده از این روش می‌توانید او را در هر لحظه چه از نظر میزان فعالیت و چه از دید امنیت خودش رصد کنید.
کنترل هزینه‌ها
مطمئن هستیم که همه مدیران از این قابلیت به‌شدت استقبال می‌کنند. با اندکی هزینه برای فعال‌سازی سیستم‌های گشت و نگهبانی نرم‌افزاری تا حد زیادی در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کنید. حال این کنترل بودجه گاهی به شکل کاملا مشهود و در قالب کاهش هزینه‌های حمل‌ونقل، استهلاک سیستم‌ها، استخدام نیروهای بیشتر و مانند اینها خودش را نشان می‌دهد و گاهی در قالب مدیریت زمان خود و کارکنان‌تان. به هر حال شما بهتر از هر کسی می‌دانید که زمان کمتر برای انجام کارها برابر است با درآمد بیشتر. هزینه برای خرید سیستم نرم‌افزاری گشت و نگهبانی یک سرمایه‌گذاری سودآور است، شک نکنید.
مدیریت از راه دور
این قابلیت تقریبا همه موارد قبلی را در بر می‌گیرد. با استفاده از سیستم‌های جامع پایش گشت و نگهبانی می‌توانید تمامی دارایی‌های مادی، دفاتر، ساختمان‌ها و بخش‌های تولیدی را زیر نظر داشته باشید. البته باز هم تاکید می‌کنیم در نوع تحت وب این قبیل سیستم‌ها. امکان مدیریت از راه دور در شرکت‌های بزرگ امنیتی کاربرد بسیار زیادی دارد و می‌تواند نیروهای یک مجموعه را در پهنه جهانی و شهرها و نقاط مختلف دنیا تحت نظر داشته باشد.
نظارت بهتر بر کارکنان امنیتی
در بخش‌های قبلی نیز اشاره کردیم که قرار نیست یک سیستم گشت و نگهبانی نقش جاسوس یا برادر بزرگ‌تر را برای کارکنان بازی کند. این سیستم تنها یک پیام واضح به همه نیروها از جمله کارمندان بخش نظارت و گشت‌زنی می‌رساند: «همه فعالیت‌ها در هر زمان مورد بررسی و نظارت قرار می‌گیرند.» اما این همه ماجرا نیست. کارکنان مخصوصا آنهایی که در بخش‌های نگهبانی و امنیتی فعالیت می‌کنند، نیاز به امنیت بالا و محافظت نیز دارند. یک سیستم چابک و یکپارچه به این افراد کمک می‌کند تهدیداتی که با آن روبه‌رو می‌شوند را در لحظه به اطلاع افراد مسئول برسانند و در مواقع اضطرار درخواست کمک کنند. به‌این‌ترتیب سطح امنیت آنها نیز بالا می‌رود.
بهبود کارایی گشت و نگهبانی
سیستم‌های گشت و نگهبانی با ارائه قابلیت‌هایی مانند بالا بردن سطح اطمینان به داده‌ها، رهگیری نیروها، بررسی در لحظه نقاط مورد نظر در تمامی سایت‌ها، ایجاد اتوماسیون، مدیریت از راه دور و ارائه آمار و ارقام تحلیل‌شده در راستای ارتقاء سطح حساب‌پذیری هر مجموعه کمک شایانی به بهبود کارایی و اثربخشی یک سازمان، شرکت یا کارخانه بزرگ می‌رسانند.
نرم افزار گشت و نگهبانی بایستی تمامی این موارد را پوشش دهد و بتواند روند کاری گشت و نگهبانی را برای نگهبان و مدیران آنان بهینه و سهل نماید. در این صفحه با معرفی امکانات و قابلیت‌های سیستم گشت و نگهبانی پاسبان سعی کردیم شمارا با یک نرم افزار جامع گشت و نگهبانی آشنا کنیم.
ختم کلام
اگر قصد دارید یک مجموعه چابک داشته باشید که در آن فرآیندهای مربوط به امنیت و نظارت بر اساس برنامه‌ها و فرآیندهای تعریف‌شده پیش می‌رود، پیشنهاد ما برای شما بهترین سیستم نگهبانی خواهد بود. سیستم‌هایی که یک مورد آن در کشورمان تحت عنوان نرم افزار پاسبان قابل خریداری و فعال‌سازی در انواع اماکن است. با کمک این سامانه به‌سادگی هرچه تمام‌تر می‌توانید بر روند کار نگهبانان نظارت داشته باشید و مشکلات را پیش از آن‌که دردسرساز شوند شناسایی و مرتفع کنید. مخصوصا اگر یک مجموعه بزرگ با شعبات متعدد دارید، هزینه برای خرید یک سیستم نرم‌افزاری گشت و نگهبانی را سرمایه‌گذاری در راستای کاهش هزینه‌ها و استهلاک سیستم و منابع انسانی بدانید نه یک خرج اضافه!